KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
Yth.
1. Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak
2. Para Direktur dan Tenaga Pengkaji di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak
3. Kepala Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan
4. Para Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak
5. Kepala Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan
6. Kepala Kantor Pengolahan Data Eksternal
7. Para Kepala Kantor Pelayanan Pajak
SURAT EDARAN
NOMOR SE-52/PJ/2012
TENTANG
TATA CARA PERMOHONAN KODE AKTIVASI DAN PASSWORD SERTA PERMINTAAN,
PENGEMBALIAN, DAN PENGAWASAN NOMOR SERI FAKTUR PAJAK
Tata cara permohonan Kode Aktivasi dan Password serta permintaan, pengembalian, dan pengawasan Nomor Seri Faktur Pajak sebagaimana diatur dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari Surat Edaran ini digunakan sebagai acuan umum dalam pemberian dan pengawasan Nomor Seri Faktur Pajak.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Ketentuan ini dibuat agar dapat dijadikan sebagai acuan bagi Kantor Pelayanan Pajak dalam memberikan dan melakukan pengawasan terhadap pemberian Nomor Seri Faktur Pajak.
2. Tujuan
Memberikan penjelasan dan prosedur standar dalam penyelesaian pemberian dan pengawasan Nomor Seri Faktur Pajak.
C. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup ketentuan ini mengatur pelaksanaan dan prosedur pemberian dan pengawasan Nomor Seri Faktur Pajak yang mencakup tata cara pemberian Kode Aktivasi dan Password serta permintaan, pengembalian, dan pengawasan Nomor Seri Faktur Pajak.
D. DASAR
1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.03/2012 tentang Tata Cara Pembuatan dan Tata Cara Pembetulan atau Penggantian Faktur Pajak.
2. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-24/PJ/2012 tentang Bentuk, Ukuran, Tata Cara Pengisian Keterangan, Prosedur Pemberitahuan dalam Rangka Pembuatan, Tata Cara Pembetulan atau Penggantian, dan Tata Cara Pembatalan Faktur Pajak.
Demikian Surat Edaran ini disampaikan untuk diketahui dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
TATA CARA PERMOHONAN KODE AKTIVASI DAN PASSWORD
I. Pengusaha Kena Pajak
1. Pengusaha Kena Pajak (PKP) mengajukan permohonan secara tertulis ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP dikukuhkan.
2. Dalam hal Surat Permohonan sudah diisi dengan lengkap, PKP menerima Bukti Penerimaan Surat (BPS).
3. Dalam hal permohonan Kode Aktivasi dan Password:
a. disetujui, PKP akan menerima:
1) Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi yang diberikan KPP kepada PKP melalui jasa pos tercatat/jasa ekspedisi/kurir ke alamat PKP sesuai dengan data yang ada pada Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak; dan
2) Password yang diberikan KPP kepada PKP melalui surat elektronik (email).
b. ditolak, PKP akan menerima surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi yang dikirimkan oleh KPP melalui pos tercatat/jasa ekspedisi/kurir ke alamat PKP sesuai dengan data yang ada pada Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak.
4. Dalam hal PKP mengajukan permohonan untuk:
a. cetak ulang Kode Aktivasi, PKP akan dikirimkan kembali Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi oleh KPP melalui jasa pos tercatat/jasa ekspedisi/kurir ke alamat PKP sesuai dengan data yang ada pada Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak.
b. Update email, PKP akan menerima Password ke email PKP.
5. Dalam hal Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi atau Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi yang dikirimkan oleh KPP kembali pos (kempos), PKP akan menerima pemberitahuan melalui email PKP.
6. Dalam hal PKP menerima Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi, tetapi tidak menerima Password melaluli email karena kesalahan penulisan alamat email pada Surat Permohonan Kode Aktivasi dan Password, PKP harus mengajukan permohonan update email.
7. Dalam hal permohonan PKP disetujui tetapi kempos, PKP harus terlebih dahulu mengajukan permohonan perubahan alamat dengan mengacu kepada ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan sebelum mengajukan kembali permohonan Kode Aktivasi.
8. Dalam hal permohonan PKP ditolak, PKP harus terlebih dahulu diverifikasi dengan mengacu kepada ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan sebelum mengajukan kembali permohonan Kode Aktivasi.
9. Dalam hal Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi hilang, PKP dapat mengajukan permohonan cetak ulang Kode Aktivasi dengan cara mengajukan Surat Permohonan Cetak Ulang Kode Aktivasi yang dilampiri dengan fotokopi Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian dan BPS dari KPP atas surat permohonan Kode Aktivasi dan Password.
1. Kepala Kantor Pelayanan Pajak
Kepala KPP bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan pemberian Kode Aktivasi dan Password kepada PKP.
2. Petugas Tempat Pelayanan Terpadu
Menerima dan meneliti kelengkapan surat permohonan sesuai dengan ketentuan:
a. dalam hal surat permohonan belum diisi secara lengkap, Petugas Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) meminta kepada PKP untuk melengkapinya; atau
b. dalam hal surat permohonan telah diisi secara lengkap, Petugas TPT:
1) mencetak BPS dan LPAD;
2) memberikan BPS kepada PKP; dan
3) menggabungkan surat permohonan dengan LPAD dan meneruskan ke Petugas khusus yang ditunjuk.
3. Petugas Khusus yang Ditunjuk
a. menerima berkas permohonan dari Petugas TPT;
b. meneliti status PKP dengan ketentuan;
1) Petugas merekam data PKP, mencetak, dan memaraf konsep Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi, serta mengirimkan Password ke alamat email PKP dalam hal:
1) PKP telah dilakukan registrasi ulang dan kesimpulan Laporan Hasil Verifikasi menyatakan:
a.1 status PKP tetap; atau
a.2 Dibuatkan Berita Acara Verifikasi dalam rangka pembatalan Surat Pencabutan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak.
2) PKP telah dilakukan verifikasi dalam rangka Pengukuhan PKP dan kesimpulan Laporan Hasil Verifikasi menyatakan menerima permohonan Wajib Pajak untuk dikukuhkan sebagai PKP.
2) Petugas merekam data PKP, mencetak, dan memaraf konsep Surat Penolakan Permohonan Kode Aktivasi dan Password dalam hal:
a) PKP belum diregistrasi ulang/diverifikasi;
b) PKP telah dilakukan registrasi ulang dan kesimpulan Laporan Hasil Verifikasi menyatakan diterbitkan Surat Pencabutan Surat Pengukuhan PKP; atau
c) PKP telah dilakukan verifikasi dalam rangka Pengukuhan PKP dan kesimpulan Laporan Hasil Verifikasi menyatakan menolak permohonan Wajib Pajak untuk dikukuhkan sebagai PKP.
c. menyerahkan konsep Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi/Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi kepada Kepala Seksi Pelayanan.
d. menerima Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi/Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi yang telah ditandatangani oleh Kepala Seksi Pelayanan dan meneruskan ke Sub Bagian Umum untuk dikirimkan ke PKP dengan menggunakan jasa pos tercatat/jasa ekspedisi/kurir serta mengarsipkan berkas permohonan PKP.
e. dalam hal Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi/Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi kempos, Petugas harus menginputkan nomor Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi dan Kode Aktivasi/nomor Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi ke dalam sistem yang telah disediakan dan memberitahukan kepada PKP melalui email PKP.
f. dalam hal Petugas menerima:
1) Surat Permohonan Cetak Ulang Kode Aktivasi yang dilampiri dengan fotokopi Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian dan BPS, Petugas mencetak kembali Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi yang bersangkutan, memaraf, dan menyerahkan ke Kepala Seksi Pelayanan.
2) Surat Permohonan update email, Petugas melakukan update email PKP dan mengirimkan Password ke email PKP.
g. mencetak konsep Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi baru, dan mengirim Password baru ke email PKP dalam hal sistem memberikan notifikasi re-aktivasi Kode Aktivasi dalam jangka waktu tertentu.
4. Kepala Seksi Pelayanan
Kepala Seksi menerima, meneliti, dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi/Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi dan meneruskan ke Petugas untuk dikirimkan ke PKP.
5. Pelaksana Sub Bagian Umum
Pelaksana Sub Bagian Umum menerima Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi/Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi dan mengirimkan ke alamat PKP dengan menggunakan jasa pos tercatat/jasa ekspedisi/kurir.
III. Jangka Waktu Penyelesaian
Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi/Surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi diterbitkan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan diterima secara lengkap.
TATA CARA PERMINTAAN NOMOR SERI FAKTUR PAJAK
I. Pengusaha Kena Pajak
1. PKP mengajukan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak ke KPP tempat PKP dikukuhkan.
2. Dalam hal PKP:
a) salah menginputkan Kode Aktivasi dan/atau Password; atau
b) tidak memenuhi persyaratan,
berkas permintaan dikembalikan ke PKP.
3. Dalam hal PKP telah memenuhi persyaratan, PKP akan menerima Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak.
4. Dalam hal Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak hilang, rusak, atau tidak tercetak dengan jelas, PKP dapat meminta kembali ke KPP untuk cetak ulang dengan menunjukkan Surat Permintaan Nomor Seri Faktur Pajak yang bersangkutan.
II. Kantor Pelayanan Pajak
1. Kepala Kantor Pelayanan Pajak
Kepala KPP bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan pemberian Nomor Seri Faktur Pajak kepada PKP.
2. Petugas Khusus yang Ditunjuk
a. menerima surat permintaan dari PKP, dalam hal surat permintaan belum diisi lengkap, Petugas meminta kepada PKP untuk melengkapinya;
b. dalam hal surat permintaan sudah diisi lengkap, Petugas masuk ke sistem pemberian Nomor Seri Faktur Pajak nasional dan menginput data permintaan PKP;
c. Petugas mempersilahkan PKP untuk menginput Kode Aktivasi dan Password pada sistem secara mandiri;
1) dalam hal PKP salah menginputkan Kode Aktivasi dan/atau Password, surat permintaan dikembalikan kepada PKP; atau
2) dalam hal Kode Aktivasi dan Password yang diinput PKP benar, Petugas melanjutkan ke proses selanjutnya.
d. Petugas menginput masa pajak Surat Pemberitahuan (SPT) Masa PPN yang telah dilapor selama 3 bulan berturut-turut yang telah jatuh tempo pada tanggal permintaan beserta jumlah penerbitan Faktur Pajaknya.
Dalam hal PKP belum melaporkan SPT Masa PPN untuk 3 (tiga) bulan berturut-turut yang telah jatuh tempo pada tanggal permintaan diajukan, surat permintaan dikembalikan ke PKP.
Dalam hal PKP sudah melaporkan SPT Masa PPN untuk 3 (tiga) bulan berturut-turut yang telah jatuh tempo pada tanggal permintaan diajukan, Petugas mencetak dan memaraf Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak.
Catatan:
1. Jumlah Nomor Seri Faktur Pajak yang diberikan kepada PKP baru atau PKP yang melaporkan SPT secara manual/hardcopy paling banyak sebesar 75 (tujuh puluh lima) nomor seri;
2. Dalam hal PKP telah menerbitkan Faktur Pajak dan melaporkan SPT Masa PPN untuk masa pajak sebelumnya secara elektronik (e-SPT), jumlah Nomor Seri Faktur Pajak yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
a. jika jumlah diminta PKP > dari 120 % (seratus dua puluh persen) dari jumlah penerbitan Faktur Pajak selama 3 (tiga) bulan sebelumnya, maka jumlah Nomor Seri Faktur Pajak yang diberikan kepada PKP sebesar 120 % (seratus dua puluh persen) dari jumlah penerbitan Faktur Pajak selama 3 (tiga) bulan.
b. jika jumlah diminta PKP ≤ dari 120 % (seratus dua puluh persen) dari jumlah penerbitan Faktur Pajak selama 3 (tiga) bulan sebelumnya, maka jumlah Nomor Seri Faktur Pajak yang diberikan kepada PKP sebesar jumlah yang diminta PKP.
e. setelah Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak ditandatangani oleh Kepala Seksi Pelayanan, Petugas menyerahkan langsung Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak ke PKP serta mengarsipkan dan menggabungkan berkas permintaan PKP dengan tindasan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak.
f. dalam hal Petugas menerima permintaan cetak ulang atas Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang hilang, rusak, atau tidak tercetak jelas, Petugas mencetak kembali Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang bersangkutan, memaraf, dan menyerahkan ke Kepala Seksi Pelayanan.
3. Kepala Seksi Pelayanan
Kepala seksi menerima, meneliti, dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak dan meneruskan ke Petugas untuk diserahkan ke PKP.
4. Jangka Waktu Penyelesaian
Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak diterbitkan pada hari yang sama sejak
permintaan diterima secara lengkap.
TATA CARA PENGEMBALIAN DAN PENGAWASAN NOMOR SERI FAKTUR PAJAK
I. Pengusaha Kena Pajak
a. PKP berkewajiban melaporkan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan.
b. PKP menerima BPS dari Petugas TPT atas berkas pelaporan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan.
II. Kantor Pelayanan Pajak
1. Kepala Kantor Pelayanan Pajak
Kepala KPP harus melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pemberian Nomor Seri Faktur Pajak kepada PKP, baik mengenai permintaan Nomor Seri Faktur Pajak maupun penggunaan Nomor Seri Faktur Pajak dan pelaporan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan oleh PKP.
2. Petugas Tempat Pelayanan Terpadu
a. menerima Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan;
b. mencetak LPAD serta BPS;
c. menyerahkan BPS kepada PKP; dan
d. menggabungkan LPAD dengan surat pemberitahuan.
3. Kepala Seksi Pelayanan
Menerima berkas dari Petugas TPT dan meneruskannya ke Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI).
4. Kepala Seksi PDI
a. menerima berkas dari Seksi Pelayanan dan menugaskan Pelaksana Seksi PDI untuk merekam data tersebut dalam Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak.
b. menugaskan Pelaksana Seksi PDI untuk melakukan kompilasi atas Nomor Seri Faktur Pajak yang telah diberikan kepada PKP dan menyandingkannya dengan Nomor Seri Faktur Pajak yang telah dilaporkan oleh PKP melalui SPT dan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan.
c. menyampaikan pemberitahuan ke Seksi Pengawasan dan Konsultasi apabila terdapat perbedaan antara Nomor Seri Faktur Pajak yang telah diberikan kepada PKP dengan yang telah dilaporkan oleh PKP melalui SPT dan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan.
5. Pelaksana Seksi PDI
a. merekam Nomor Seri Faktur Pajak yang tidak digunakan dalam Sistem Informasi
Direktorat Jenderal Pajak.
b. melakukan kompilasi atas Nomor Seri Faktur Pajak yang telah diberikan kepada PKP dan menyandingkannya dengan Nomor Seri Faktur Pajak yang telah dilaporkan oleh PKP melalui SPT dan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan.
c. dalam hal terjadi perbedaan antara Nomor Seri Faktur Pajak yang diberikan kepada PKP dengan yang telah dilaporkan oleh PKP melalui SPT dan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan, Pelaksana Seksi PDI harus menyampaikan data tersebut ke Kepala Seksi PDI untuk diteruskan ke Seksi Pengawasan dan Konsultasi.
d. meneruskan berkas pemberitahuan ke Seksi Pelayanan untuk diarsipkan apabila tidak terdapat perbedaan antara Nomor Seri Faktur Pajak yang telah diberikan kepada PKP dengan yang telah dilaporkan oleh PKP melalui SPT dan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan
6. Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi
Menerima berkas pemberitahuan dari Seksi PDI dan melakukan Tata Cara Verifikasi.
